Instrumentación Notarial

1. Escritura Pública

La escritura pública es el instrumento original que el notario asienta en el protocolo físico o electrónico para hacer constar uno o más actos jurídicos, autorizados con firma autógrafa o electrónica y sello.

Se entenderá también como escritura el acta que contenga un extracto con los elementos personales y materiales del documento en que se consigne un contrato o actos jurídicos, siempre que esté firmada en cada una de sus hojas por quienes en él intervengan y por el notario, quien además pondrá el sello, señalará el número de hojas de que se compone, así como la relación completa de sus anexos que se agregarán al apéndice y reúna los demás requisitos que señala este capítulo.

2. Acta Notarial

El acta notarial es el instrumento original que el notario, a solicitud de parte, asienta en el protocolo para hacer constar uno o varios hechos presenciados por él, autorizados con su firma y sello.

Las ratificaciones de firma de documentos en idioma español deberán contener una descripción breve del documento al que se refiere, los nombres y el carácter con que comparecen las personas de cuyas firmas se trate y la mención expresa de que de dichos documentos se agrega un ejemplar al apéndice correspondiente, así como de los documentos con que acredite su personalidad. Tratándose de documentos redactados en otro idioma, se requerirá su traducción al español.

Cuando se solicite al notario que dé fe de varios hechos relacionados entre sí, que tengan lugar en diversos sitios o momentos, podrá asentarlos en una sola acta, una vez que todos se hayan realizado, o bien en dos o más actas correlacionadas.

Hechos que debe consignar el notario en actas:

• Notificaciones, interpelaciones, protestos de documentos mercantiles, etc. El notario podrá realizar notificaciones que permita la ley; si no está la persona, realizará la notificación mediante instructivo y, si la persona vive en otra entidad, lo hará mediante correo certificado con acuse de recibo o por algún medio indubitable.
• Existencia e identidad de personas.
• Reconocimiento de firma de documentos por personas identificadas por el notario.
• Hechos materiales.
• Entrega, protocolización o existencia de documentos.
• Declaración de una o más personas bajo protesta de decir verdad respecto a hechos que les consten, propios o de quien solicite la diligencia.
• Reconocimiento de firmas y ratificación del contenido de documentos.
• En general, toda clase de hechos, abstenciones, estados y situaciones que guarden las personas y cosas que puedan ser apreciadas objetivamente.

El notario autorizará el acta aun cuando no sea firmada por el solicitante al día siguiente hábil.

En la protocolización de documentos o diligencias de juzgado, el notario puede transcribir íntegramente su contenido o la parte que interesa y agregará copia certificada al apéndice del legajo marcado con el número de acta, señalando que lo devuelve al juzgado.

3. Testimonio

Es la copia auténtica en la que el notario, con su sello y firma, reproduce el texto de la escritura o acta y sus documentos anexos. Expedido el testimonio, no podrá testarse ni entrerrenglonarse algún error. El notario puede indicar en una nota complementaria, tanto en el original como en el testimonio, cuál es la discrepancia.

4. Copias Certificadas

Es la reproducción física o electrónica de una escritura, acta, documentos de un apéndice o documentos presentados por los interesados, que puede expedir el notario o el titular del Archivo de Notarías.

5. Certificación Notarial

Es la razón que asienta el notario para hacer constar un acto y hecho que obra en su protocolo, físico o electrónico preexistente, señalando que la transcripción o reproducción coincide fielmente con su original. En un documento digital es necesaria la firma electrónica notarial.

6. Cotejo

El cotejo acredita la identidad del documento cotejado con el documento original exhibido, pero no califica su autenticidad, validez o legalidad.

7. Ratificación

La ratificación de firmas debe contener una descripción breve del documento al que se refiere, los nombres y carácter con el que comparecen, la firma de los comparecientes, y mencionar que se agrega un ejemplar al apéndice correspondiente, así como de los documentos con los que acredite su personalidad.

• Reconocimiento de firmas y ratificación de documentos: El notario hará constar lo percibido por él, la identidad de los comparecientes y su capacidad. Incluso puede ser de un documento en otro idioma, sin necesidad de traducción, y se incluirá una declaración de que los interesados conocen el contenido del documento en todos sus términos.
• Los notarios no pueden ratificar firmas de documentos traslativos de dominio respecto a bienes inmuebles.

8. Protocolos

9. Apéndice

10. Índices

11. Firma Electrónica y Nuevas Tecnologías

12. Nulidad de Instrumentos

Las escrituras y actas serán nulas en los siguientes casos:

• Si el notario que autoriza no está en funciones.
• Si el notario está impedido para intervenir en el acto o hecho jurídico.
• Si son autorizadas por el notario fuera del Estado de México.
• Si no son redactadas en español.
• Si no están firmadas por todas las personas que debieron hacerlo.
• Cuando no están autorizadas con firma autógrafa o electrónica y el sello.
• Si el notario no constató la identidad de los otorgantes.
• Si el instrumento carece de algún requisito que produzca nulidad.
• Cuando el notario actúe bajo violencia física o moral.

El instrumento no será nulo, aun cuando el notario pueda ser responsable por el incumplimiento de alguna disposición legal.

Nulidad de Testimonios, Copias Certificadas o Certificaciones:

• Cuando la escritura o acta es declarada nula.
• Si el notario no se encuentra en ejercicio de sus funciones.
• Si el notario no la autoriza en el territorio estatal.
• Cuando no están autorizadas con su firma autógrafa o electrónica y su sello.
• Cuando carece de algún requisito que produzca nulidad por disposición de ley.

13. Valor Probatorio o Valor Jurídico

Mientras no se declaren nulas por sentencia judicial ejecutoriada, las escrituras, actas, testimonios, documentos cotejados, copias certificadas y certificaciones harán prueba plena.

• Las correcciones no salvadas en las escrituras y actas se tendrán por no hechas.
• La protocolización de un documento acreditará la certeza de su existencia para efectos legales.
• Cuando hay diferencia entre palabras y guarismos, prevalecerán las palabras.