Documento formal

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TEMA 6- DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

1-En líneas generales, ¿para qué sirven los textos de organización interna?


Sirven para garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.

2-¿Podrían suprimirse las comunicaciones internas en la práctica habitual de la empresa?


–No.

3-¿Cómo suelen enviarse los avisos o anuncios a los componentes de una organización?


Suelen enviarse por correo electrónico o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos.

4-¿Cómo debe ser la redacción y el envío de un memorándum muy extenso?


Breve y sin lugar a confusiones.

5-¿Son necesarias las convocatorias para todas las reuniones?


Si es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido. Pero no necesariamente con un documento formal. Se realiza cuando es necesario redactar acta.

6-Explica teóricamente cómo debe ser la estructura de una convocatoria


1º-

El Título:

en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta…) y en nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.
2º-

La convocatoria la propiamente dicha:

en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
3º-

El orden del día:

normalmente comienza con la > y termina con >.
4º-

El cierre:

que suele comprender estos elementos:

*La fecha y el lugar desde el que se convoca.
*Antefirma del presidente.
*Firma del presidente.
7-¿Qué es y quién firma un acta?

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Es necesaria para que la reunión del día siguiente se desarrolle conforme al orden establecido el día anterior. Lo firma el secretario, ya que es el que lo elabora.

8-¿Qué utilidad tiene un certificado? ¿Es necesaria la firma de un certificado?


Sirve para constatar un determinado hecho. Se produce normalmente a instancias de quien lo recibe y lo elabora una persona autorizada en la organización. Puede confirmar: asistencia, participación, jornada, etc.…
9-Las notas de recepción de llamadas telefónicas, ¿son obligatorias? –NO
10-¿Qué objetivo tiene una portada de fax?

El objetivo es que éste llegue a su destinatario concreto y no se produzca confusión cuando el fax se reciba.

11-Explica en qué medida los textos protocolarios afectan a la imagen de la empresa


No tiene finalidad comercial, se envía por cortesía. Suelen ser de papel de calidad para cuidar la imagen de la empresa.

12-¿Cuándo se utiliza el saludo?


Se utiliza para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación.

13-¿Cuándo se utilizan las tarjetas de invitación no personalizada?


Cuando se quiere invitar a un destinatario pero sin que aparezcan sus datos en la invitación. Sólo aparece en el sobre.

14-¿Por qué se dice que las felicitaciones no deben ser excesivamente entusiastas?


Porque se corre el riesgo de que la felicitación parezca poco sincera.

15-¿Qué diferencia existe entre una esquela y un texto de pésame?


La diferencia es que la esquela se publica en la prensa, pueden publicarlas la familia o la empresa, y el texto de pésame es una carta o tarjeta que se envía a la familia.

16-¿Cuándo se suele usar el telegrama como documento de comunicación?


Cuando quiere transmitirse un mensaje urgente y escrito.

17-¿Qué diferencia existe entre un documento administrativo y un documento para relacionarse con la Administración?


El documento administrativo lo emite la Administración y el otro documento lo emite los ciudadanos.

18-¿Cuándo se utiliza la solicitud? ¿Se puede realizar una solicitud en un modelo impreso?


Cuando se quiere hacer una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo.

19-La denuncia, ¿Inicia un procedimiento administrativo?


A veces sí, pero hay casos en los que no se inicia.

20-¿Qué se intenta con las alegaciones?


A través de ellas el interesado en un procedimiento aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración. Se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.

21-¿Para qué sirven los recursos?


Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.

22-¿Cuál es la diferencia fundamental en todos los modelos de recursos?


El nombre de tipo de recurso que debe aparecer.
23-Redacta un aviso para todo el personal comunicando que el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas se producirá un corte del suministro eléctrico que durará una hora.

Se producirá un corte en el suministro eléctrico durante 1 hora el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas.

24-Anuncia un cambio de mobiliario de oficina en el departamento de informática para el día 26 a las 15:00 horas


Se producirá un cambio de mobiliario de oficina en el departamento de informática el día 26 a las 15:00 horas.

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