TEMA 6- DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

1-En líneas generales, ¿para qué sirven los textos de organización interna?

–
Sirven para garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.

2-¿Podrían suprimirse las comunicaciones internas en la práctica habitual de la empresa?

–No.

3-¿Cómo suelen enviarse los avisos o anuncios a los componentes de una organización?

–
Suelen enviarse por correo electrónico o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos.

4-¿Cómo debe ser la redacción y el envío de un memorándum muy extenso?

–
Breve y sin lugar a confusiones.

5-¿Son necesarias las convocatorias para todas las reuniones?

–
Si es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido. Pero no necesariamente con un documento formal. Se realiza cuando es necesario redactar acta.

6-Explica teóricamente cómo debe ser la estructura de una convocatoria

1º-

El Título:

en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta…) y en nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.
2º-

La convocatoria la propiamente dicha:

en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
3º-

El orden del día:

normalmente comienza con la > y termina con >.
4º-

El cierre:

que suele comprender estos elementos:

*La fecha y el lugar desde el que se convoca.
*Antefirma del presidente.
*Firma del presidente.
7-¿Qué es y quién firma un acta?

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Es necesaria para que la reunión del día siguiente se desarrolle conforme al orden establecido el día anterior. Lo firma el secretario, ya que es el que lo elabora.

8-¿Qué utilidad tiene un certificado? ¿Es necesaria la firma de un certificado?

–
Sirve para constatar un determinado hecho. Se produce normalmente a instancias de quien lo recibe y lo elabora una persona autorizada en la organización. Puede confirmar: asistencia, participación, jornada, etc.…
9-Las notas de recepción de llamadas telefónicas, ¿son obligatorias? –NO
10-¿Qué objetivo tiene una portada de fax?
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El objetivo es que éste llegue a su destinatario concreto y no se produzca confusión cuando el fax se reciba.

11-Explica en qué medida los textos protocolarios afectan a la imagen de la empresa

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No tiene finalidad comercial, se envía por cortesía. Suelen ser de papel de calidad para cuidar la imagen de la empresa.

12-¿Cuándo se utiliza el saludo?

–
Se utiliza para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación.

13-¿Cuándo se utilizan las tarjetas de invitación no personalizada?

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Cuando se quiere invitar a un destinatario pero sin que aparezcan sus datos en la invitación. Sólo aparece en el sobre.

14-¿Por qué se dice que las felicitaciones no deben ser excesivamente entusiastas?

–
Porque se corre el riesgo de que la felicitación parezca poco sincera.

15-¿Qué diferencia existe entre una esquela y un texto de pésame?

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La diferencia es que la esquela se publica en la prensa, pueden publicarlas la familia o la empresa, y el texto de pésame es una carta o tarjeta que se envía a la familia.

16-¿Cuándo se suele usar el telegrama como documento de comunicación?

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Cuando quiere transmitirse un mensaje urgente y escrito.

17-¿Qué diferencia existe entre un documento administrativo y un documento para relacionarse con la Administración?

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El documento administrativo lo emite la Administración y el otro documento lo emite los ciudadanos.

18-¿Cuándo se utiliza la solicitud? ¿Se puede realizar una solicitud en un modelo impreso?

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Cuando se quiere hacer una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo.

19-La denuncia, ¿Inicia un procedimiento administrativo?

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A veces sí, pero hay casos en los que no se inicia.

20-¿Qué se intenta con las alegaciones?

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A través de ellas el interesado en un procedimiento aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración. Se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.

21-¿Para qué sirven los recursos?

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Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.

22-¿Cuál es la diferencia fundamental en todos los modelos de recursos?

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El nombre de tipo de recurso que debe aparecer.
23-Redacta un aviso para todo el personal comunicando que el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas se producirá un corte del suministro eléctrico que durará una hora.
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Se producirá un corte en el suministro eléctrico durante 1 hora el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas.

24-Anuncia un cambio de mobiliario de oficina en el departamento de informática para el día 26 a las 15:00 horas

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Se producirá un cambio de mobiliario de oficina en el departamento de informática el día 26 a las 15:00 horas.