1. Derecho Notarial

El Derecho Notarial se define como el conjunto de normas y doctrinas jurídicas que regulan la organización de la función notarial y la teoría formal del instrumento público.

2. El Notario

El Notario es el profesional del derecho a quien se encomienda el Notariado. Además, tiene la responsabilidad de guardar en su oficina los instrumentos relativos a los actos y hechos a que se refiere el artículo anterior, junto con sus anexos, y expide los testimonios o copias que legalmente puedan otorgarse.

3. Requisitos y Limitaciones para el Notario

¿Qué necesita el Notario?

• Ser Licenciado en Derecho.
• Que se le haya delegado el cargo por el Ejecutivo, otorgándosele el Fiat.

Incompatibilidades del cargo

Las funciones de notario son incompatibles con:

• Todo empleo, cargo o comisión públicos.
• Empleos o comisiones de particulares.
• La ocupación de comerciantes, agentes de cambio o ministros de cualquier culto.
• El desempeño del mandato judicial y el ejercicio de la profesión de abogado.

4. Parientes del Notario

Existen restricciones respecto a la actuación del notario con sus parientes:

• Consanguíneos o afines sin límite de grado: Hermanos, ascendientes, descendientes y cónyuge.
• Consanguíneos en línea colateral hasta el cuarto grado: Primos.
• Afines en línea colateral hasta el segundo grado: Cuñados.

5. La Forma y la Formalidad de los Actos Jurídicos

Forma

Es el conjunto de signos por los cuales se hace constar o se exterioriza la voluntad de los agentes de un acto jurídico y del contrato. Cumplir con la forma legal es crucial para que un acto o un documento sea válido y ejecutable.

Formalismos

Se refiere a los procedimientos y requisitos establecidos por la ley para llevar a cabo ciertos actos legales. Estos aseguran que los procesos sean claros, transparentes y predecibles.

Casos Prácticos de Actuación Notarial

Caso 1: Urgencia en Testamento

El notario se negó a acudir a las 9:30 p.m. al Hospital Star Médica para otorgar un testamento urgente a Fernando Rivas y López antes de una cirugía para colocarle un marcapasos.

Respuesta: El notario no puede rehusarse porque se trata de un tema de urgencia. Aunque el notario puede excusarse en días festivos o fuera del horario de oficina, existe una excepción obligatoria cuando se trate de un testamento u otro caso de urgencia inaplazable.

Caso 2: Depósito para Impuesto Predial

El interesado dejó $101,800.00 con la secretaria del notario para pagar el impuesto predial de un inmueble que sería legado en el testamento.

Respuesta: El notario no puede recibir dinero, salvo para el pago de los impuestos que deriven directamente del acto notarial (como ISR, ISABI/ISAI o IVA). El impuesto predial debe ser pagado directamente por el contribuyente.

Caso 3: Depósito para Compraventa

Fernando Rivas y López dejó en la notaría $63,653.98 para que se entregaran al vendedor de una casa en caso de que no pudiera hacerlo después de su operación y antes de firmar la escritura.

Respuesta: Está estrictamente prohibido que los notarios reciban y conserven en depósito sumas de dinero o títulos de crédito con motivo de los actos en que intervengan, salvo cuando el dinero se destine exclusivamente al pago de impuestos o derechos derivados de la operación.

Análisis Complementario

Conforme al Artículo 5, el notario no podía negarse a acudir al hospital a pesar de estar fuera del horario de oficina, pues se trataba de un testamento urgente e inaplazable.

1. Según el Artículo 7, no podía recibir ni conservar los $63,653.98 destinados a completar el precio de la compraventa, porque está prohibido recibir dinero en depósito.
2. Respecto de los $101,800.00 para el predial, solo podía recibirlos si estaban destinados al pago de un impuesto causado por una operación realizada ante él. De lo contrario, también se consideraría un depósito prohibido.

Conclusión: El notario debió atender el testamento urgente y rechazar las cantidades que no estuvieran destinadas al pago de impuestos o derechos derivados de una operación efectuada ante su fe.

Libros y Registros a Cargo del Notario

1. Protocolo: Formado por 150 folios (puede solicitar hasta 1500 folios o diez volúmenes). No se puede partir una escritura; si la última escritura requiere 10 hojas y solo quedan dos folios, se deben inutilizar y comenzar un nuevo volumen.
2. Apéndices: Contiene todos los documentos necesarios y relativos para la redacción y firma de la escritura. Se organiza por tomos (o volúmenes). Cada tomo puede contener hasta 300 fojas con documentos de diversas escrituras; en este caso, sí se pueden partir las escrituras entre tomos.
3. Libro o Registro de Control: Una vez asentado un instrumento en el protocolo, el Notario debe registrarlo de inmediato indicando: número de instrumento, libro, fecha de protocolización, folios, naturaleza del acto, nombres de otorgantes y fechas de autorizaciones según los Artículos 42, 43, 45 y 46 de la ley.
4. Índices: Es la lista alfabética de los actos o hechos jurídicos autorizados. Se forman por duplicado de cada libro o volumen, ordenados por apellidos o denominación de los otorgantes, expresando el número de instrumento, naturaleza del acto, folio, libro y fecha.

Avisos Preventivos

• Primer Aviso Preventivo y solicitud del Certificado de Libertad de Gravamen (CLG): Tiene una vigencia de 60 días naturales y se solicita antes de la redacción y firma de la escritura.
• Segundo Aviso Preventivo: Tiene carácter definitivo y debe presentarse hasta dos días después de la firma de la escritura.

Fechas Relevantes en la Escritura Pública

La escritura observa dos fechas distintas:

• Fecha de otorgamiento: Es la fecha en que se imprimió la escritura.
• Fecha de firma: Es el momento en que se recaba la firma de todos los otorgantes.

Para efectos de los avisos, la fecha de firma es la más relevante, ya que el vencimiento del CLG no debe ser anterior a dicha fecha. Se observa una incongruencia en la ley, puesto que se otorgan 45 días hábiles para la firma de la escritura, periodo que supera la vigencia efectiva del CLG en ciertos contextos.