1. El Pedido y su Gestión Comercial
¿Qué es un pedido?
El pedido es el encargo hecho por un cliente a un proveedor para que este le proporcione un producto o servicio determinado, de unas características previamente establecidas, en un plazo fijado, y a un precio y en unas condiciones convenidas.
¿Cómo puede hacerse un pedido?
Puede efectuarse de varias formas:
- Mediante representante: En estos casos será este el que formalice el pedido para posteriormente comunicarlo a la sección de ventas.
- De palabra, bien directamente o por teléfono: Para poder llevar un control más eficaz, lo mejor es confirmar el pedido por escrito mediante una carta o impreso, que se enviará al vendedor, y quedarse con una copia para poder contrastar los artículos a su recepción.
- Mediante impreso: Cada empresa deberá elaborar su propio modelo de impreso, y en él han de aparecer los datos que vienen señalados en la normativa comercial.
¿Es importante la fecha de entrega?
Sí, los bienes y servicios se necesitan en una fecha determinada para no interrumpir la actividad comercial o productiva.
2. El Albarán: Justificante de Entrega
¿Qué es el albarán?
El albarán es el documento que acompaña la entrega de la mercancía e indica las características y la cantidad, los datos de la entrega y los nombres del comprador y del vendedor.
¿Qué doble finalidad tiene el albarán?
Por un lado, supone un justificante de la salida de los artículos del almacén y, por otro, acredita que se ha realizado la entrega. Sus tipos son:
- El albarán valorado: Contiene, además de la descripción y la cantidad de productos, el precio individual de cada uno de ellos, descuentos, impuestos e importe total del pedido.
- El albarán sin valorar: Va acompañado de la factura, ya que solo contiene los datos relativos a la descripción y a la cantidad de productos, y no deja constancia del precio de cada producto ni del precio final.
¿Cuántas copias tiene el albarán?
Consta de cuatro copias:
- Una para justificar la salida del almacén.
- Otra para facturación.
- Una para el cliente.
- La última para devolverla firmada como prueba de recepción.
¿Por qué el albarán es un medio de prueba?
Es un elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente.
3. La Factura y Obligaciones Legales
¿Qué es la factura?
La factura es un documento que acredita legalmente y justifica una prestación de servicios o una compraventa de mercancías.
¿Quiénes están obligados a emitir facturas?
Deben emitir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen en el ejercicio de su actividad.
Tipos de facturas
- Factura ordinaria: Es la común en las relaciones comerciales.
- Factura completa: Contiene todos los datos obligatorios según la normativa.
- Factura simplificada: Sustituye a los tiques, que pierden vigor como justificantes de una compraventa, y contempla un contenido mínimo obligatorio, más reducido que el de la factura completa.
- Factura rectificativa: Se crea para corregir errores de alguna factura anterior.
- Factura recapitulativa: Son agrupaciones de varias facturas en una que incluye las operaciones llevadas a cabo para el mismo cliente en el plazo de un mes.
- Factura proforma: Indica la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante, pero detalla la oferta comercial.
- Factura electrónica: Se genera y gestiona por medios informáticos.
4. Modalidades de Pago y el Recibo
¿Cómo se puede realizar el pago?
- Pago al contado: Cuando se realiza en el momento de recibir los artículos o en un breve plazo de tiempo. Tiene la ventaja de que se pueden obtener descuentos.
- Pago aplazado: Cuando el pago se realiza con posterioridad a la entrega. El plazo de pago que debe cumplir el deudor, si no hubiera fijado fecha o plazo en el contrato, será de 30 días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios, incluso aunque hubiera recibido la factura o solicitud de pago equivalente con anterioridad.
¿Qué es un recibo y qué partes tiene?
El recibo es el documento mediante el cual la persona que lo elabora y lo entrega reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que lo acepta. Sus partes son:
- El recibo: Que se entrega a la persona que efectúa el pago como justificante del mismo.
- La matriz: Que queda en el talonario y contiene datos esenciales como el número, el nombre del pagador, la cantidad pagada y el motivo del pago.
5. Títulos-Valores: Letra de Cambio, Cheque y Pagaré
¿Cómo se define la letra de cambio?
La letra de cambio es un documento mercantil que sirve para realizar una transacción comercial.
Elementos personales de la letra de cambio
- Librador: Es la persona que crea la letra de cambio y la manda a pagar. Ha de firmarla, de lo contrario carece de valor.
- Librado: Es la persona a quien se ordena hacer el pago de la letra; para que nazca la obligación de pagar es necesario que el librado acepte la letra.
- Tomador: Es la persona a quien se ha de hacer el pago, que puede ser el propio librador.
Fechas y vencimiento
En la letra aparecen fechas de libramiento, vencimiento, aceptación, aval y endoso. Las formas de expresar el vencimiento son:
- A fecha fija.
- A días fecha (d/f): El vencimiento será contando los días a partir de la fecha de libramiento.
- A días vista (d/v): El vencimiento será contando los días a partir de la fecha de aceptación.
- A la vista: El vencimiento es en el acto de presentación.
Aval y Endoso
- Aval: Es la declaración que garantiza el cumplimiento total o parcial del pago y supone el compromiso que adquiere una persona de pagar en caso de no hacerlo el librado.
- Endoso: Es la declaración por la que el librador transmite a otra persona (endosatario) los derechos de cobro.
El Cheque
Un cheque es un título-valor por medio del cual una persona (librador) manda u ordena a una entidad de crédito (librado) el pago de cierta cantidad de dinero a la orden del mandante o de un tercero (tomador).
Formas de emitir un cheque
- Al portador: Se paga a la persona que lo presente.
- Nominativos: A favor de una persona determinada.
- A la orden: Indican una persona determinada con cláusula «a la orden»; pueden transmitirse por endoso.
- Cheque cruzado: Dibujando dos rayas paralelas diagonales para que solo pueda ser abonado en cuenta.
- Cheque conformado: Para garantizar que existen fondos suficientes.
El Pagaré
El pagaré es un título-valor por el que una persona física (firmante) se obliga a pagar a otra (beneficiario) una cantidad determinada. A diferencia de la letra y el cheque (que son órdenes de pago), el pagaré es una promesa de pago.
6. Nuevas Formas de Pago Online y Monedas Virtuales
Métodos de pago digital
- PayPal: Intermediario que gestiona los datos del cliente para no aportarlos en la tienda online.
- Bizum: Herramienta para transferencias instantáneas entre particulares vía móvil.
- Pagos con móvil (NFC): Utiliza tecnología de proximidad con aplicaciones como Google Pay, Apple Pay o Samsung Pay.
- Wallets: Carteras virtuales para gestionar tarjetas y servicios bancarios desde el teléfono.
- Escrow: Sistema que asegura que el pago llegue al vendedor y el producto al comprador.
Concepto y características de las monedas virtuales
Las monedas virtuales o criptomonedas utilizan la criptografía para asegurar transacciones. Sus características son:
- Sin soporte físico: No existen billetes ni monedas físicas.
- Descentralización: No hay un organismo o gobierno central que las controle o emita.