1. Los Procesos Administrativos en la Empresa

En las relaciones comerciales con proveedores y clientes, las empresas deben utilizar una serie de documentos esenciales. Estos se clasifican principalmente en dos categorías:

• Documentos relacionados con la compra de bienes y servicios: Por ejemplo, el albarán.
• Documentos relacionados con la forma de pago y cobro: Por ejemplo, el recibo.

Es fundamental que toda la documentación ofrezca la información de forma clara y precisa.

2. La Factura: Acreditación Legal de Operaciones Comerciales

La factura es un documento que acredita legalmente y justifica una prestación de servicios o una compraventa de mercancías. Es emitida por empresarios y profesionales por las operaciones realizadas en el ejercicio de su actividad.

Generalmente, se realiza por duplicado.

Tipos de Factura

• Factura Completa: Incluye todos los datos fiscales del emisor y del receptor, así como las bases imponibles separadas por tipo de IVA.
• Factura Simplificada: Se utiliza para operaciones de menor cuantía o en situaciones específicas autorizadas por la Agencia Tributaria.
  • Operaciones por un valor inferior a 3.000 € (IVA incluido).
  • En situaciones autorizadas por Hacienda donde antes se permitía la expedición de tickets, como en autopistas, aparcamientos, peluquerías, ventas al por menor, hostelería, etc.
  • También a elección del emisor si el importe no supera los 400 € o cuando deba emitirse una factura rectificativa.

  Nota: El ticket como documento contable desapareció en 2012, siendo sustituido por la factura simplificada.

• Factura Electrónica: Es la transmisión de facturas por medios electrónicos, con la misma validez legal que una factura en papel.
• Factura Rectificativa: Se emite para corregir o anular una factura anterior.

Peculiaridades de la Factura

• Es posible incluir en una sola factura diferentes operaciones realizadas para un mismo cliente.
• Es necesario llevar un control riguroso de las facturas emitidas y recibidas, especialmente a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

3. Títulos Valor en el Tráfico Mercantil: Letra de Cambio y Cheque

3.1. La Letra de Cambio: Instrumento de Crédito y Pago

La letra de cambio es un título de crédito formal y completo, por medio del cual una persona (el librador) manda u ordena a otra (el librado) el pago de una cierta cantidad de dinero, en un lugar y fecha determinados, a la orden del mandante o de un tercero (el tomador), quedando obligados solidariamente todos los firmantes.

A diferencia del cheque y el pagaré, la letra de cambio es un medio de pago emitido por el acreedor (quien debe cobrar).

Se realiza en un modelo oficial que se puede adquirir en un estanco. Con la compra del impreso, se abona el Impuesto de Actos Jurídicos Documentados (IAJD), en función del importe de la letra.

Intervinientes en la Letra de Cambio

• Librado: Persona que ha de pagar la letra. Es fundamental que acepte la letra de cambio para que la obligación sea efectiva.
• Librador: Persona que emite la letra y ordena el pago. Debe firmar la letra de cambio y puede girarla a la orden de una tercera persona o a su propia orden.
• Tomador: Persona a quien se ha de hacer el pago. Puede ser el mismo librador o un tercero.
• Avalista o Fiador: Persona que garantiza el pago de la letra en caso de que el librado no lo haga.

El timbre (o sello) de la letra indica el precio o valor fiscal del documento.

Características de la Letra de Cambio

• Es un título valor, que genera derechos (para el tenedor) y obligaciones (para los firmantes).
• Es un documento formalista, ya que debe cumplir con requisitos legales específicos para su validez.
• Es un título completo, lo que significa que su contenido debe ser autosuficiente y no remitir a otros documentos.
• Contiene un mandato de pago en metálico, es decir, una orden incondicional de pagar una suma de dinero.
• Si se acepta, existe la obligación o promesa de pago por parte del librado.
• Genera una obligación solidaria para todos los firmantes del documento, lo que significa que el tenedor puede reclamar el pago a cualquiera de ellos.

Funciones de la Letra de Cambio

• Sirve como medio de pago en transacciones comerciales.
• Es un instrumento de concesión de crédito, debido a la fecha de vencimiento de la letra, que permite aplazar el pago.
• Es un medio para obtener liquidez mediante el descuento en una entidad bancaria (endoso o cesión de la letra antes de su vencimiento).
• Representa un medio de obtención de beneficios para las entidades bancarias a través de las comisiones por descuento.

Vencimiento de la Letra de Cambio

El vencimiento de una letra de cambio puede establecerse de diferentes maneras:

• A días fecha: El plazo se cuenta desde la fecha de expedición de la letra.
• A fecha fija: El pago se realizará en la fecha exacta indicada en el documento.
• A la vista: El pago lo realiza el librado en el momento en que la letra es presentada por el poseedor.
• A días vista: El plazo se cuenta a partir de la fecha de aceptación de la letra por parte del librado.

Elementos Formales de la Letra de Cambio: El Reverso

En el reverso de la letra de cambio se recogen los espacios para:

1. El Aval: Compromiso de pago adquirido por una persona (el avalista) en caso de que el librado no cumpla con su obligación. Intervienen el avalista y el avalado.
2. El Endoso: Declaración por la que el librador o un tenedor posterior (el endosante o cedente) transmite a otra persona (el endosatario o adquirente) los derechos de cobro derivados de la letra de cambio.
   • El endosante garantiza la aceptación y el pago de la letra.
   • Esta garantía puede ser excluida mediante la inclusión de la cláusula “sin garantía”.

El Protesto de la Letra de Cambio

El protesto es un acto formal que acredita la falta de aceptación o de pago de la letra de cambio.

• Si, llegado el vencimiento, el librado no paga la letra, se procede al protesto notarial o a una declaración equivalente.
• El Notario levanta acta conforme no ha sido pagada, concediendo al librado un plazo de 2 días para pagar ante el Notario o para realizar alegaciones.
• Superado este plazo, el Notario devuelve al tenedor la letra y el acta del protesto para que este pueda ejercitar las acciones legales correspondientes.
• El protesto notarial puede ser sustituido por una declaración de la entidad financiera en la que estaba domiciliado el pago, siempre que se cumplan los requisitos legales.

3.2. El Cheque: Orden de Pago a una Entidad de Crédito

El cheque es un título valor por medio del cual una persona (el librador) manda u ordena a una entidad de crédito (el librado) el pago de una cierta cantidad de dinero previamente situada en poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero (el tomador), quedando obligados solidariamente todos los firmantes.

Elementos Personales del Cheque

• Librado: El banco o entidad de crédito que ha de pagar el cheque.
• Librador: La persona que ordena el pago y dispone de los fondos en la cuenta bancaria.
• Tomador: La persona que tiene que recibir el dinero.

Formas de Emisión de un Cheque

• Al Portador: Puede ser cobrado por cualquier persona que lo presente.
• Nominativo: Emitido a nombre de una persona específica.
• A la Orden: Emitido a nombre de una persona específica, pero puede ser transmitido a terceros mediante endoso.

Cheques Especiales para Mayor Seguridad

Existen diferentes tipos de cheques diseñados para aumentar la seguridad en las transacciones:

• Cheque Cruzado:
  • Cheque Cruzado General: Se identifica por dos barras paralelas cruzadas en el anverso. Solo puede ser cobrado mediante ingreso en cuenta bancaria.
  • Cheque Cruzado Especial: Además de las dos barras, se añade el nombre de una entidad bancaria específica entre ellas. Solo puede ser cobrado a través de esa entidad.
• Cheque para Abonar en Cuenta: Solo permite el ingreso del importe en una cuenta bancaria, no el cobro en efectivo.
• Cheque Conformado: La entidad bancaria (librado) declara en el dorso del cheque la conformidad de los datos y la existencia de fondos suficientes para su pago, garantizando así su cobro.