Derechos y Deberes de los Ciudadanos

A continuación, se clasifican las actuaciones de los ciudadanos en su relación con la Administración Pública:

• Acceso a la información pública, archivos y registros: De acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el resto del ordenamiento jurídico. (Derecho de los ciudadanos).
• Comparecencia de los ciudadanos ante la Administración: (Deber de los ciudadanos).
• Protección de datos de carácter personal: En particular, la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones públicas. (Derecho de los ciudadanos).
• Colaboración con la Administración: (Deber de los ciudadanos).

Derechos en la Tramitación Electrónica de Documentos

Los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración que están relacionados específicamente con la tramitación electrónica de documentos son los siguientes:

• Derecho a comunicarse con las Administraciones Públicas a través de un punto de acceso general electrónico de la Administración.
• Derecho a ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones públicas.
• Derecho a la obtención y utilización de los medios de identificación y firma electrónica contemplados en la ley.
• Derecho a la protección de datos de carácter personal, garantizando especialmente la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros.

Funciones y Características de los Documentos Administrativos

Funciones Principales

Los documentos administrativos cumplen dos funciones esenciales:

1. Función de constancia: Sirven para dejar constancia de los actos de la Administración, permitiendo demostrar tanto su existencia como sus efectos.
2. Función de comunicación: Sirven como medio de transmisión de dichos actos, tanto a nivel interno como externo.

Requisitos de Validez

Para que un documento de la Administración sea considerado un documento administrativo, debe reunir las siguientes características:

• Debe ser emitido válidamente por un órgano de la Administración.
• Requiere una elaboración que cumpla con determinados requisitos de forma y contenido.
• Ha de producir efectos jurídicos.

Tipología de Documentos Administrativos

Dependiendo de su finalidad, podemos identificar los siguientes documentos:

• Certificado: Deja constancia de actos o situaciones de carácter personal, con el objetivo de que surtan efecto en el ámbito público o privado.
• Informe: Consiste en la emisión de una valoración o juicio de un órgano administrativo especializado sobre las cuestiones objeto de un procedimiento administrativo.
• Publicación: Inserta un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación.

Casos Prácticos en la Comunicación Administrativa

Comunicación entre Órganos

Cuando un órgano del Ayuntamiento tiene que realizar una solicitud a otro órgano perteneciente a una administración distinta, ¿qué tipo de documento debe emitir? El tipo de documento administrativo que se debe emitir es un documento de transmisión de comunicación de oficio, ya que la comunicación se produce entre órganos o unidades pertenecientes a distintas administraciones o entidades.

Inicio de Procedimientos y Denuncias

Si se desea poner en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un hecho que pudiera justificar la iniciación de un procedimiento administrativo, el documento que se debe presentar es una denuncia.

Comunicación Interna en la Consejería

En el supuesto de trabajar en el área de Formación Profesional de la Consejería de Educación y necesitar comunicar información sobre becas a otro departamento de la misma institución: En este caso, se utilizará un documento de comunicación de nota interior, al tratarse de una comunicación entre el área de Formación Profesional y el departamento de becas de la misma Consejería.

Validez de los Documentos Administrativos Electrónicos

Los documentos administrativos electrónicos serán válidos si cumplen con los siguientes requisitos técnicos y legales:

• Contener la información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según el formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
• Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan, de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Diferencias entre Solicitud y Alegación

Es fundamental distinguir entre estos dos tipos de documentos en el procedimiento administrativo:

• Solicitud: Es el documento por el cual se inicia el procedimiento administrativo a instancia de los interesados.
• Alegación: Es un documento destinado a presentar datos, hechos o valoraciones que favorezcan que el instructor del procedimiento adopte una resolución favorable al interesado que alega, presentándose habitualmente durante la fase de instrucción.