Documentación Necesaria para Constituir una Sociedad

La creación de una sociedad requiere la recopilación y presentación de varios documentos clave. A continuación, se detallan los pasos y certificaciones esenciales:

1. Certificado Negativo de Denominación Social

   Acredita que el nombre de la sociedad es único. Se solicita en el Registro Mercantil Central. Caduca a los 3 meses (para la escritura), aunque la reserva del nombre dura 6 meses.

2. Certificado Bancario del Capital Social

   El banco certifica que los socios han ingresado el capital mínimo exigido a nombre de la sociedad, detallando cuánto aporta cada uno.

3. Estatutos de la Sociedad

   Recogen las normas de funcionamiento interno y frente a terceros. Incluyen, entre otros:

   • Denominación social.
   • Objeto social (con CNAE).
   • Domicilio social.
   • Capital social y participaciones/acciones.
   • Organización y funcionamiento de la administración.
   • Forma de adopción de acuerdos.
   • Particularidades según el tipo de sociedad (SL, SA, comanditaria, etc.).

4. Escritura Pública de Constitución

   Se firma ante notario por los socios. Contiene:

   • Identidad de los socios.
   • Voluntad de constituir la sociedad.
   • Aportaciones de los socios.
   • Estatutos.
   • Administradores iniciales.

   Documentación necesaria para la firma: DNI socios, certificado de denominación, estatutos y justificante del capital.

5. Modelo 600 (ITPAJD)

   Aunque la constitución está exenta de pago, es obligatorio presentar este modelo para registrar la sociedad en el Registro Mercantil.

6. NIF de la Sociedad

   Se solicita en Hacienda mediante el Modelo 036, dentro de los 30 días siguientes a la constitución y antes de realizar operaciones económicas.

Simplificación de los Trámites de Constitución y Puesta en Marcha

1. Puntos de Atención al Emprendedor (PAE)

Son centros públicos o privados autorizados que ayudan a:

• Iniciar los trámites de creación de empresas mediante el sistema telemático CIRCE.
• Crear distintos tipos de empresas (SL, SL de formación sucesiva, empresario individual, comunidad de bienes, sociedad civil, etc.).
• Recibir información y asesoramiento sobre el plan empresarial, ayudas, obligaciones legales, contratación, internacionalización, etc.

2. Tramitación Telemática de la Empresa

Se realiza a través del Documento Único Electrónico (DUE), que puede cumplimentarse:

• En un PAE, o
• Directamente por Internet (con certificado digital).

Antes de rellenar el DUE hay que:

1. Reservar la denominación social.
2. Aportar el capital social.
3. Redactar los estatutos.

3. Funciones del Sistema CIRCE

Sustituye numerosos trámites tradicionales y gestiona, entre otros:

• Solicitud del NIF provisional y definitivo.
• Liquidación de impuestos.
• Inscripción en el Registro Mercantil.
• Trámites con la Seguridad Social.
• Registro de ficheros en Protección de Datos.
• Reserva de marca o nombre comercial.
• Licencias municipales y comunicación de contratos laborales.

Algunos trámites quedan fuera, como la legalización de libros o ciertas inscripciones especiales.

4. Otorgamiento de la Escritura de Constitución

El sistema conecta con la notaría para fijar cita automáticamente. En ese momento se presenta el certificado del capital social y el de denominación social.

5. Plazos de Constitución

Se regulan plazos reducidos (tramitación exprés) para la Sociedad de Responsabilidad Limitada, con el objetivo de agilizar su inscripción en el Registro Mercantil.

Los Fedatarios Públicos y la Empresa

1. Los Notarios

Son funcionarios públicos expertos en Derecho que dan fe de hechos y documentos y controlan su legalidad en el ámbito privado. Garantizan autenticidad, legalidad y seguridad jurídica, actuando siempre con neutralidad.

Funciones principales en la empresa:

• Intervienen en la constitución de sociedades y redactan la escritura pública.
• Asesoran en reorganizaciones patrimoniales o empresariales (fusiones, escisiones, traslados, etc.).
• Elaboran y formalizan el protocolo familiar para asegurar la continuidad de la empresa.
• Intervienen en documentos como: Testamentos, Pactos sucesorios, Capitulaciones matrimoniales.
• Redactan escrituras de préstamos hipotecarios.
• Elevan a público acuerdos sociales.
• Participan en juntas y asambleas, redactando actas.
• Documentan la transmisión de participaciones o acciones.
• Acreditan el otorgamiento de poderes.
• Reclaman facturas impagadas, facilitando embargos.

2. Otros Fedatarios Públicos

A. Registradores Mercantiles

Inscriben actos relacionados con la constitución y funcionamiento de empresas. Dan publicidad y seguridad jurídica a la información empresarial. Permiten acceder a la información mediante:

• Nota simple (informativa).
• Certificación (acreditación oficial).

B. Registradores de la Propiedad

Inscriben actos sobre bienes inmuebles y derechos reales. Informan sobre la situación jurídica de un inmueble mediante:

• Nota simple del inmueble.
• Nota de localización de propiedades.
• Certificado de inmueble (titularidad y cargas).

C. Letrado de la Administración de Justicia

Da fe de lo ocurrido en los procesos judiciales. Expide copias certificadas y testimonios. Interviene en procesos laborales, mercantiles, ejecutivos y contencioso-administrativos.

D. Secretario del Ayuntamiento

Da fe de los actos y acuerdos municipales. Asesora a órganos municipales y al alcalde. Expide certificados y copias de acuerdos municipales.